Efficiënt [online] vergaderen

19 maart 2020

De uitdaging

Informatieuitwisseling, gespreksvoering en besluitvorming zijn voor iedere school essentiële interactieprocessen. Die stelling zal niemand ontkennen. Wel rijst dikwijls de vraag hoe je de vele vergaderingen die op je school plaatsvinden zo efficiënt mogelijk laat verlopen. Die vraag stellen veel scholen zich in deze tijd – maart en april 2020 – over zich bovendien ook over online vergaderen. 

Iedere vergadering is proces dat je kan beoordelen

De eerste stap naar efficiënter offline én online vergaderen, bestaat erin om iedere vergadering te bekijken als een proces. 

Je kunt de kwaliteit van een vergaderproces makkelijk beoordelen door je enkele vragen te stellen.

• Is het doel en mandaat van het overleg helder en gedragen door de deelnemers? 
• Wordt dit ook door anderen in je school zo begrepen? 
• Is de deelnemersgroep evenwichtig, correct, op basis van nodige competenties samengesteld? 
• Stemmen de verwachtingen van deelnemers overeen met het doel en mandaat van het overleg? 
• Zit er ruis op de relatie tussen bepaalde deelnemers? 
• Zijn de inhoudelijke agendapunten juist gekozen? 
• Hoe verloopt de interactie tussen de deelnemers?
• Hoe wordt het overleg geleid? 
• Zijn de afspraken en conclusies kwaliteitsvol en worden ze gedragen? Het is bekend dat het effect (E) van afspraken en conclusies bepaald wordt door het product van de kwaliteit (K) en de acceptatie (A) ervan. Of in een formule: E = K x A. 

Afhankelijk van de antwoorden op deze vragen ga je andere dingen ondernemen om een vergadering efficiënter te laten verlopen. 

Als inspiratie nemen we hieronder drie checklists op. De eerste checklist heeft betrekking op de voorbereiding. De tweede checklist heeft betrekking op het verloop en de begeleiding van een vergadering. De derde checklist focust op online vergaderen. 

Efficiënt vergaderen – checklist voorbereiding

• bepaal het nut van (bepaalde agendapunten op) een vergadering op basis van deze criteria
  
  • er is discussie nodig
  • er is besluitvorming nodig
  • het gaat om een complexe problematiek
  • de groep heeft er belang bij
  • het gaat om belangrijke onderwerpen
  • de aanvaarding groep is belangrijk
  • het leren van elkaar is belangrijk
    

• stuur tijdig een heldere agenda mét te beantwoorden vragen (i.p.v. enkel onderwerpen)

• • titel vergadering
  • datum, plaats, begin+einduur
  • per (logisch geordend) agendapunt 
    • onderwerp (+ wie onderwerp aanbrengt + ev. wie voor agendapunt voorzit)
    • bedoeling: informatiepunt (IP), gesprekspunt (GP), beslissingspunt (BP), adviespunt (AP) 
    • te beantwoorden open vragen (bepaald door aanbrenger onderwerp)
    • ev. timing en/of voorziene aanpak 
    • ev. bijlagen (bv. met link naar documenten in online agenda)
• voorzie per agendapunt een gepaste werkvorm
  (bepaald door aanbrenger van agendapunt in samenspraak met de voorzitter)
• voorzie het nodige materiaal (beamer, flappen, stiften…)
• zorg voor een gepaste schikking van het vergaderlokaal (ook als dat enige moeite kost)
• maak een afspraak over wie de rol van tijdbewaker opneemt
• maak een afspraak over de verslaggeving: wie, voor wie, met welk doel, tegen wanneer
• besef dat vergaderen een proces is en niet start/eindigt bij het overlegmoment

Efficiënt vergaderen – checklist verloop vergadering

• zet als voorzitter in op de vijf V’s van de Voorzitter
  • Verhelderen: wat bedoel je precies; metafoor gebruiken; voorbeelden geven/vragen 
  • Verbreden: kwestie herhalen 
+ welke antwoorden zijn er nog mogelijk, nog ideeën…?  
  • Verkorten: wat is de essentie van wat je zegt? laat je de collega’s ook aan het woord? 
  • Verbinden: hoe sluit dit aan bij…? wat is gemeenschappelijk? …
  • Visualiseren van informatie, vragen, ideeën (projectie, flappen, kopies, post-its,…)
• maak afspraak over gebruik van gsm en laptop
• stimuleer de cocreatieve houding
  • wees  open van  geest
  • denk  positief  en richting  toekomst
  • waardeer  wat er is 
  • heb  oog voor  het geheel
  • verwelkom andere  standpunten
  • stel  je vragend  op (ook t.a.v.   jezelf)
  • bouw  verder  op elkaars  ideeën
  • spreek  ook vanuit  inleving
    

• splits indien nuttig in de loop van de vergadering even op in subgroepen
• maak indien nuttig gebruik van alternatieve werkvormen, zoals:
  
  • dynamisch ideeën verzamelen
  • worldcafé
  • inclusieve besluitvorming
  • oplossingsgericht werken
    

• ga verder dan de eerste vertrouwde ideeën bij het zoeken naar oplossingen
  
  

• spreek af welk soort besluit je beoogt

• • unanimiteit: beslissing zonder verschil van mening
  • consensus: beslissing die voor iedereen aanvaardbaar is
  • consent: beslissing waar iedereen toestemming voor geef
    

• hou bij besluitvorming rekening met het feit dat het Effect van een beslissing wordt bepaald door een samenspel van de Kwaliteit en de Acceptatie van de beslissing; en dat de acceptatie van een beslissing groeit via dialoog (en zelden via discussie) 

• wees als vergadergroep samen verantwoordelijk voor de 20 factoren van succesvol groepswerk 
  
  • Groepsdoel aan de orde stellen
  • Groepsdoel verduidelijken
  • Vragen om door te werken
  • Een gespreksvolgorde voorstellen
  • Naar het onderwerp terug brengen
  • Proberen tot besluitvorming komen
  • Vragen naar heldere werkafspraken
  • Feiten en meningen onderscheiden
  • Uitwerken van inbreng van anderen
  • Samenvatten van de gespreksfases
  • Actief luisteren
  • Akkoord gaan met anderen 
  • Vragen om anderen te laten uitspreken
  • Aanmoedigen om mee te doen
  • Vragen om op elkaar in te gaan
  • Groepsgevoel formuleren
  • Coördineren wat gezegd werd
  • Bemiddelen bij conflict of spanning
  • Beperken van het ‘ja-maar’ gebruik
  • Waardering uitspreken
    

Efficiënt vergaderen – checklist online vergadering

In de voorbereiding en tijdens het verloop van een online vergadering blijven de meeste van de reeds genoemde aandachtspunten geldig. Met andere woorden: de twee hierboven opgenomen checklist mag je allebei beschouwen als basis voor een check-list online vergaderen. Er komen wel nog een aantal aandachtspunten bij.

• plan de vergadering via de online digitale kalender van je school. Voeg daar meteen de link naar de agenda en naar voorbereide nota’s aan toe. 
• zorg voor een performante en geteste internetverbinding en dito hardware (o.a. camera en microfoon).
• wees op tijd 

• • wachten in een online omgeving of aan de telefoon wordt vaak als storender ervaren dan wachten op een collega in een fysieke vergaderruimte. 

• • een paar minuten vroeger inloggen geeft je de kans om beeld en klank te testen. 

• introduceer jezelf als je spreekt, zeker als er geen beeldverbinding is
• spreek af wie als gespreksleider optreedt  
• zorg ervoor dat iedereen evenwaardig aan bod komt
• vraag  uitdrukkelijk naar alternatieve stemmen en naar nee-stemmen
• pols uitdrukkelijk naar gedragenheid van beslissingen en afspraken
• spreek af wie instaat voor verslag over de afspraken en waar het verslag opgeslagen wordt
• vermijd achtergrondgeluiden en afleidend beeld
• maak gebruik van online samenwerkingstools die passend zijn voor de respectievelijke agendapunten

• • denk in eerste instantie aan het school-eigen digitale platform: Smartschool, Bingel, Blackboard, …
  • de communicatietools Skype, Hangout en zoom
  • de live samenwerkings mogelijkheden van de softwarepakketten G Suite van Google Cloud‎ en Microsoft Teams
  • Mindmeister, Coggle, MindMup en andere online brainstorm tools
  • Loomio en andere online tools voor participatieve besluitvorming
  • Padlet en andere online borden om afspraken vast te leggen, te delen en op te volgen
  • …

Misschien was jij voor het lezen van deze bijdrage – net zoals vele anderen in onderwijs – al vertrouwd met de term ‘vergaderitis’. Dat is de enigszins cynische term voor het gevoel dat er op je school te veel en niet erg efficiënt vergaderd wordt. Meestal zal je moeten vaststellen dat het aantal overlegmomenten gezien hun belangrijkheid niet erg drastisch kan verminderen. Wat je wel onderhanden kan nemen is de efficiëntie van elke overleg moment. Dat lukt het makkelijkst als je dat samen met je collega’s doet. Aarzel dus niet om deze bijdrage met hen te delen.  

Yves Larock

Wil je graag beschikken over pdf-versies van de 3 checklists? Bezorg ons dan via dit formulier je coördinaten.