Hoe kom jij de virtuele les of vergadering binnen? 15 manieren voor een online check-in met leerlingen of collega’s

06 mei 2020

Of het nu face-to-face of online gebeurt: we geven echte mensen les, we zitten met echte mensen rond de (virtuele) tafel. Als we effectieve leer- en overlegtijd willen waarin leerlingen en collega’s zich veilig voelen om een bijdrage te leveren, hebben we best oog voor de mens achter die leerling of collega. De kracht schuilt oa in kleine, goede gewoontes om contact te maken. Een check-in is zo’n gewoonte, bedoeld om bij de start van een bijeenkomst iets te zeggen over jezelf en zo te verbinden met elkaar en met wat ons te doen staat. Een bijeenkomst kan een les zijn, een overleg, intervisie, nascholing, … Met deelnemers bedoelen we in deze blog zowel leerlingen als collega’s.

Tal van inspirerende artikels over de check-in (zie onderaan) focussen op het werken met klanten, op volwassenen eerder dan op kinderen en jongeren of ze gaan uit van een face-to-face setting. Vandaar de vraag van deze blog: hoe kan je online inchecken met leerlingen en met onderwijscollega’s? 

Ready to board? Bij punt 5 vind je vijftien manieren voor een online check-in. Eerst nemen we je mee door deze vragen:

• • Een check-in, waar komt dat vandaan?
  • Waarover kan een check-in gaan?
  • Wat is de meerwaarde van een check-in?
  • Wat is er belangrijk bij een check-in?

1. Een check-in, waar komt dat vandaan?

De check-in sluit aan bij methodes die inzetten op participatief verandering waarmaken, gelijkwaardig samenwerken, wendbaar en betekenisvol organiseren, collectieve wijsheid benutten. Zo is de check-in een tool binnen Deep Democracy,  een methode om inclusief besluit te nemen en in dialoog te gaan over spanningen en conflict. Evengoed vind je (varianten van) de check-in bij sociocratie 3.0, een methode die inzet op het beste uit mensen en organisaties halen.

Een check-in is vooral een kwestie van gezond verstand en relationele gerichtheid. Iedereen die (graag) met mensen werkt, weet dat een aangenaam leer- of werkklimaat met goede relaties bijdraagt tot een effectief leren en werken.

2. Waarover kan een check-in gaan?

Het opzet van een check-in is om te verbinden op elkaar, en op wat ons samen te doen staat. Daarover kan het dus gaan. Kenmerkend voor een check-in zijn goede vragen. Een goede vraag is een vraag die werkt, die iets in beweging brengt. Goede vragen stellen is een kunst. Kies bij voorkeur ‘ronde vragen’, dat zijn vragen die je vanuit verschillende invalshoeken kan beantwoorden, en die ruimte geven om inhoudelijk en/of gevoelsmatig te beantwoorden. Vraag eerder ‘Wanneer is dit overleg voor jou geslaagd?’ dan ‘Wat is voor jou het doel van dit overleg?’.

Hieronder vind je per focus mogelijke vragen, gericht op leerlingen of gericht op collega’s. Varieer en combineer bewust en naar hartenlust!

Focus op verbinden met elkaar: voorbeeldvragen voor leerlingen

• Als jij nu een tekenfilmfiguur/dier zou mogen zijn, welke zou je dan kiezen en waarom?
• Wat was het eerste waar je vanochtend aan dacht toen je wakker werd?
• Hoe voel je je vandaag?
• Vertel een droom die past bij hoe je je nu voelt.
• Wat deed je een half uur voor je inlogde op je computer?
• Is er iets waar je je momenteel zorgen over maakt?
• Als je nu een superkracht zou krijgen, welke superkracht zou je dan kiezen? Waarom?
• Als je jezelf nu onzichtbaar zou kunnen maken, waar zou je dan naartoe willen gaan? Waarom?

Focus op verbinden met elkaar: voorbeeldvragen voor collega’s

• Hoe gaat het ermee?
• Wat laat je achter om hier te kunnen zijn?
• Wat wil je graag delen voor we starten?
• Waar was je het afgelopen uur, de afgelopen 24u, .. zoal mee bezig?
• Wat geeft je dezer dagen energie? Wat vraagt je energie?

Je kan ook verbindende vragen stellen die focussen op gemoed/gevoel tijdens deze coronaperiode.

• Welke momenten van de dag of week heb jij het meest last van de quarantaine? En wat zegt dat over dit moment?
• Wat loopt nu anders dan voor de quarantaine?
• Wat heeft jou in deze periode al aangenaam verrast?
• Hoe zorg jij dezer dagen voor jezelf? en voor een ander?
• Met welke gewoonte ben je gestart of gestopt door de lockdown?
• Wat vind je het makkelijkst aan de lockdown?
• Waar ben je dezer dagen dankbaar voor?
• Welk gevoel overheerst bij jou in deze periode?

Focus op verbinden met wat we gaan doen: voorbeeldvragen voor leerlingen

• Als ‘…’ het onderwerp van onze les is, wat wil je dan graag te weten komen?
• Waar denk je aan als je ‘…’ hoort?
• Wat weet je al over ‘…’?
• Wil je er tijdens deze les meer over vertellen?
• Waar zou je meer willen over weten? Waar kijk je naar uit?
• Welk talent van jou kan jij inzetten tijdens deze les?
• Bedenk één vraag waar je op het einde van de les een antwoord op wil weten.

Focus op verbinden met wat we gaan doen: voorbeeldvragen voor collega’s

• Wat hoop je uit deze bijeenkomst te halen?
• Waar wil je het vandaag zeker over hebben? Wat wil jij vandaag zeker inbrengen?
• Wat weet je al over wat er op het programma/op de agenda staat? Waar ben je nieuwsgierig naar?
• Wanneer is deze bijeenkomst voor jou geslaagd?
• Wat zou voor jou deze bijeenkomst aangenaam of nuttig maken?
• Bij vrijwillige deelname: wat maakt dat je hieraan deelneemt?
• Wat is er van ons vorig overleg bij jou blijven hangen?

3. Wat is de meerwaarde van een check-in?

Waarom zo formeel? En waarom starten we niet gewoon met wat ons te doen staat? 

Zes redenen om in te checken

• Je zet de toon: hier is ruimte voor persoonlijke inbreng, iedereen heeft een stem en ook als gespreksleider/leerkracht toon je jezelf als mens.
•  Een check-in helpt mensen ‘schakelen’ tussen diverse rollen en ‘mentaal toekomen’ in de bijeenkomst. Daarbij gaan storingen voor. Spreek uit wat eventueel in de weg zit, dan heb je minder ruis en meer bandbreedte om deel te nemen.
• Verbinden met elkaar zorgt voor deugddoende herkenbaarheid (Hé, ik ook) én erkenning van verschil  (Voor mij is dat anders).
• Een check-in zorgt ervoor dat je leerlingen of collega’s beter leert kennen. Je weet wat hen boeit, hoe ze zich organiseren, wat hen stoort, hoeveel tijd ze hebben, hoe ze graag en goed werken, waar hun talenten en kleine kanten zitten, … Met een gerichte vraag verfijn je jouw beeld van de groep (sneller en accurater dan enkel door observaties en interpretaties). Zo kan je je hier als leerkracht of gespreksbegeleider vlotter op inspelen. 
• Dankzij een check-in hoor je wat er leeft, krijg je relevante input voor de bijeenkomst, weet je waar je best op terugkomt. Het is reculer pour mieux sauter: een investering die efficiënte, effectieve en aangename bijeenkomsten oplevert.
• Een check-in is een kans om sociale vaardigheden te oefenen: naar elkaar luisteren, je mening verwoorden, leren nadenken hoe je iets aan iemand vraagt, iets anders durven inbrengen, …

4. Wat is er belangrijk bij een check-in?

Een check-in faciliteer je vanuit je rol als leerkracht of je mandaat als gespreksleider.

Volgens Deep Democracy zijn dit de regels van de kunst voor een goede check-in (met dank aan Hummus):

• Vertel wat de bedoeling is. Waarom check je in? Zie ook vraag 3. Zoek taal die bij jou en bij je doelpubliek past om dit te verwoorden. Sommige mensen zijn allergisch aan Engelstalige begrippen, anderen voelen zich verkleuterd als je alles vertaalt. Jonge kinderen verliezen hun focus bij te veel uitleg over het waarom terwijl jongeren willen weten wat het nut is.

• Vertel hoe de check-in ronde gaat verlopen: jij begint als gespreksleider/leerkracht. Zo breek je het ijs en  ‘modelleer’ je wat, hoe en hoelang je kan vertellen. Iedereen komt aan de beurt volgens het popcornprincipe: wie voelt dat het z/h beurt is om te spreken, steekt zijn hand op. Dat kan fysiek via de video of met een digitale ‘raise hand’ functie waardoor een handje naast iemands naam verschijnt. Er is geen vaste volgorde of ‘stokje doorgeven’. Nog een principe: delen en dumpen. We stellen geen vragen en gaan niet op elkaar in.
  
• Vertel het wat. Geef een duidelijke instructie.  Wat verwacht je dat mensen doen? Welke vraag ligt voor?
  
• Als gespreksleider/leerkracht maak je daarna een wrap-up: wat heb je gehoord? Wat speelt er? Wees zo kernachtig én volledig mogelijk. Vraag of je alles goed begrepen hebt en of je iets vergeten bent.

Het hanteren van deze spelregels kan in het begin wat onwennig of strict overkomen. Weet dat het structureren van de interactie, bevrijdend werkt. Je bereikt veel meer kwaliteitsvolle participatie door de regie van een (online) bijeenkomst in handen te houden. Bedoeling is niet dat je regie houdt over de inhoud (de antwoorden), wel over de procedure (de spelregels).

Zet je deze spelregels graag naar je hand? Let er dan goed op dat je het doel van de check-in (verbinden op elkaar en op het thema) bewaakt. Observeer het effect op je leerlingen/collega’s en stuur bij waar nodig.

Ook hier hou je best rekening mee:

• Een goede check-in vraagt een open, veilige, warme sfeer. Het werkt niet om een gevoelsvraag te stellen als je mensen niet eerst (virtueel) welkom heet. Dus: zorg ook in een virtuele ruimte voor het gevoel dat je anders creëert ‘bij de koffie voor de vergadering’ of ‘aan de klasdeur als de leerlingen binnenkomen’ . Merk kleine dingen op (een kat op de achtergrond, een leuke poster, geknipt haar, een opgespelde button, …). Overloop of je voltallig bent, door iedereen persoonlijk welkom te heten en even zijn/haar naam uit te spreken.
• Deed je nog geen check-in in face-to-face tijden? Dan loont het de moeite om het net nu te proberen (andere tijden, andere kansen). Duid goed waarom je hiermee start en ‘vraag mandaat’. De verleiding bij een check-in is soms groot om door te vragen, in te pikken,… probeer goed op te letten dat je dat ook als begeleider niet doet. Hou de regie in de hand.
• Een check-in duurt zo lang als nodig. Je kan dit ook zo expliciet aangeven. Geef genoeg ruimte en appelleer tegelijk aan de agenda zonder dwingend te zijn. Modelleer door zelf te starten met de check-in.
• Verzorg de rest van je (digitaal) overleg (helpende voorbereiding, rolverdeling, digitale interactie-afspraken, afwisseling tussen grote en kleine groep, …).
• In een virtuele ruimte kan je moeilijker mensen lezen dan face-to-face. Je voelt niet lijfelijk wat er speelt. Empathisch zijn vraagt meer moeite. Zet je extra schrap om non-verbale signalen te capteren, vraag mensen om hun camera aan te zetten.
• Delen leerlingen emotioneel beladen zaken? Wijs hen intern de weg naar leerlingbegeleiding of naar wel.be,  gripopjedip.nl, fitinjehoofd.be, jongerengids.be
• Moet het altijd? Idealiter wel, waar haalbaar, want zo maak je er een gewoonte van. Het kan kort en krachtig, ook non-verbaal en in kleine groepjes.

Doe ook een check-out. Net zoals je dingen loslaat bij een check-in en incheckt op wat komt, is een check-out loslaten wat was en kijken wat nodig is om verder te gaan, een volgend stapje te zetten, … Dat kan eerder gevoelsmatig/relationeel zijn of inhoudelijk – wie heeft er nog verduidelijking of iets anders nodig?

5. Vijftien manieren om online in te checken

• Hou het simpel: stel een rake vraag. Hierboven en ook  hier en hier vind je alternatieven voor de vraag ‘Hoe gaat het met jou’?.
• Stel een schaalvraag: op een schaal van 0 tot 10… Je kan gevoelsvragen stellen (Hoe gaat het met jou? Hoe tevreden ben je? Hoe bezorgd ben je?) waarbij de 0 staat voor ‘helemaal niet of heel slecht’ en de 10 voor ‘helemaal wel of heel goed’). Je kan evengoed polsen naar een inschaling qua voorkennis of competentie vragen, bv. Hoe sterk sta ik in het begeleiden van klasgesprekken? of Hoe veel weet ik al over dinosaurussen? Laat de deelnemers noteren op een briefje of in de chatfunctie. Dat maakt het concreet. Ook jonge kinderen kunnen al een schaalvraag beantwoorden door een aantal vingers op te steken.
• Geef taal aan gevoel. Dat kan op veel manieren. Vraag deelnemers om in de chat in enkele woorden weer te geven hoe het gaat. Dit soort woordenlijst of een woordenwolk kan helpen.Wie daar graag iets bij verwoordt, aan toevoegt of doorvraagt op iets, kan dat vrijblijvend doen. Aan kinderen kan je vragen om een smiley te tekenen die nu bij hen past en die tonen voor de camera.  Pak je het graag poëtisch of met een metafoor aan? Hier vind je het gedicht ‘Gevoelstemperatuur’ dat hoort bij deze afbeelding:
  Dit soort meme check-in is een alternatief. Bron: The importance and impact of greetings in virtual hallways

• Laat deelnemers telkens hun (virtuele) hand opsteken als – bijvoorbeeld – deze uitspraken voor hen gelden:
  
  Voor collega’s
  
  • Ik ben naast leerkracht/directeur/… nu ook even mama/papa want ik ben op dit moment ook voor mijn kinderen aan het zorgen.
  • Ik kan mij soms moeilijk focussen en doe vanalles door elkaar.
  • Ik heb zorgen aan mijn hoofd.
  • Ik ben blij dat de zon schijnt.

  
  Voor leerlingen

  • Er zijn nog andere mensen in huis die mijn bureau gebruiken om aan te werken.
  • Ik word vaak afgeleid door allerlei dingen die in huis gebeuren.
  • Ik heb graag dat er iemand bij mij in de buurt is als ik mijn schoolwerk maak.
  • ik ben blij dat de zon schijnt.
• Ga voor de sociocratische manier en vraag naar meldingen, behoeften en spelregels (met dank aan Dette Van Zeeland)
  
  • Meldingen: heeft iemand een mededeling te doen? Wil iemand nog iets vertellen waarvan je vindt dat iedereen het moet weten?
  • Behoeften: heeft iemand nog iets nodig om volwaardig aan dit overleg/deze les/… deel te nemen? Is er nog iets waardoor je je niet kan concentreren op de les? Kunnen we daar iets aan doen?
  • Spelregels: zijn er nog andere spelregels nodig om te waarborgen dat deze les/meeting/.. goed kan verlopen? Zijn de afspraken duidelijk? Zijn er nog extra afspraken nodig om ervoor te zorgen dat we dit op een fijne manier samen kunnen doen?

• Met dank aan onze collega Lydwin Bulckens voor deze tip: bevraag je deelnemers vooraf met een online formulier. Dat kan naar leerlingen toe met vragen als: hoe loopt het thuis/is er veel ruzie of loopt alles goed? Is er iets dat je nog zou willen leren over corona? Hoeveel schoolwerk heb je: weinig/genoeg/te veel? Is er iemand in je gezin ziek? Op basis van die bevraging kan je:
• • • een thema inbrengen zoals werklast
    • leerlingen of ouders individueel aanspreken als je je zorgen maakt, bv. over pestgedrag of precaire thuissituaties
    • ingaan op concrete coronavragen
• Gebruik een digitale tool zoals Poll Everywhere, Mentimeter, Socrative of mogelijkheden binnen de digitale werk- of leeromgeving van je school. Poll Everywhere  heeft zelfs speciale ‘working from home icebreakers’ sjablonen:

• Met dank aan Fanny Matheusen: check-in met je hand. Vuist is ‘zint me niet, ik ben boos of voel me niet betrokken’. Volle hand ‘ik ben klaar om voluit deel te nemen, ik voel me goed.
• Kies een spreekwoord dat past bij hoe je aan deze bijeenkomst start. Inspiratie:
  • ik zit dik in de puree
  • als de kat van huis dansen de muizen
  • oogkleppen dragen
  • de aanhouder wint
  • er zit een addertje onder het gras
  • angst is een slechte raadgever
  • baat het niet dan schaadt het niet
  • wat baat een kaars en bril, als de uil niet zien (en) wil
  • je moet de huid niet verkopen voor de beer geschoten is
  • het goed begin is het halve werk
  • goed begonnen is half gewonnen
  • belofte maakt schuld
  • bezint eer ge begint
  • hoge bomen vangen veel wind
  • de appel valt niet ver van de boom
  • waar rook is is vuur
  • boontje komt om zijn loontje
  • wie zijn billen brandt, moet op de blaren zitten
  • wie een put graaft voor een ander valt er zelf in
  • een goede daad is goud waard
  • pluk de dag
  • al doende leert men
  • eerlijk duurt het langst
  • een ezel stoot zich geen twee keer aan dezelfde steen
• Gebruik deze check-in generator: klik links of rechts en krijg een vraag!
• Met een online warm-up kan je nieuwe leerlingen of collega’s fijn onthalen. Met een energizer hou je het luchtig: even bewegen, energie tanken en stoom aflaten. Hier vind je originele tips om te tekenen, te raden en te quizzen.
• Laat deelnemers even rondkijken en geef deze instructie: neem een voorwerp dat past bij hoe je je nu voelt. (bv: cactus, knuffel, bloem, beeldjes, lamp, huisdier,…)
• Samen kijken naar wat prioriteit heeft in de agenda, is ook een manier van inchecken. 
• Laat de deelnemers in de chat een dans plaatsen die past bij hun gevoel op dat moment. Is het vandaag de quickstep of toch eerder een slow? Als je zin hebt in beweging kan je vragen om ook effectief een kort een danspasje voor te doen. 
• Laat de deelnemers een reisbestemming kiezen op basis van hun huidige gevoel. Sommige tools, zoals Microsoft Teams, hebben een optie waarbij de deelnemers een foto kunnen kiezen als achtergrond. Een mogelijke instructie: Zoek op google een foto die past bij de reisbestemming waarvoor jij zou kiezen. Plaats die foto als achtergrond in jouw venster.

We wensen je veel verbinding toe. Met elkaar, en met wat je te doen staat.

An Kennes en Saskia Vandeputte

Schoolmakers werkte een aanbod uit om scholen te begeleiden bij de heropstart in mei. Samen inchecken is een handige en effectieve manier om ervoor te zorgen dat mensen ‘hun gevoel kwijt kunnen’. Werken aan welbevinden kan met diverse kleine en grote ingrepen.  Hier vind je ons aanbod over Welbevinden van leerlingen en leraren. Meer over ons volledig Molvo-aanbod lees je hier.

Inspiratiebronnen

Check-in 

Deep Democracy tools: de check-in
Hoe komen je leerlingen je les binnen? Doe een check-in
The importance and impact of greetings in virtual hallways
Deep democracy & online meetings
11 tips voor online vergaderen volgens de principes van sociocratie 3.0
De beste meetings beginnen met een check-in
Online Warm-Ups and Energizers
Samenwerken als nooit tevoren. De kracht van de check-in.

De kracht van vragen / check-in vragen

Antwoord geven of een vraag stellen, wat doe jij het liefst?
20 great questions to ask instead of how are you doing right now
Check-in sheet – krachtige check-in vragen
Starten met een check-in: vragen die verhalen uitnodigen
De check-in generator

Deep Democracy en Sociocratie

Cumps, J. (2018). Sociocratie 3.0. De businesnovelle die het beste uit mens en organisatie haalt. Tielt: LannooCampus.
Kramer, Jitske (2015). Deep Democracy. De wijsheid van de minderheid. Uitgeverij Thema.
Matheusen, F. (2018). Toolbox. 30 tools voor inclusieve besluitvorming. Van Zondebok naar Zebra. Pelckmans Pro. 
Matheusen, F. (2018). Van zondebok naar zebra. Deep Democracy. Een nieuwe kijk op besluitvorming en conflicthantering. Pelckmans Pro.

Welbevinden

Schoolmakers, (2020) Niet gepubliceerde reader Welbevinden MOLVO. Deze reader maakt deel uit van dit aanbod.